Con un volumen de trabajo de 35.000 pdf mensuales, 1.200 millones de m2 de papel utilizado al año, trabajando 24 horas los siete días de la semana, y con un porcentaje del 60% de clientes extranjeros, no es de extrañar que Einsa Print buscara la manera de automatizar su preimpresión para agilizar la gestión de las tareas, mejorar los tiempos de respuesta y contar con una plataforma de aprobación de trabajos potente para sus clientes. Con Kodak Prinergy lo ha conseguido, según explica Francisco Mayo, Director de Sistemas de Einsa Print.

Previamente a la implantación del flujo de trabajo Kodak Prinergy se realizaban muchos pasos manuales y muchas gestiones en la preimpresión con la participación de muchos profesionales de la empresa. Ahora, un año después, todo esto ha cambiado. Cuentan con Kodak InSite Prepress Portal para el contacto con los clientes, Kodak Colorflow para la gestión de color, Preflight para la verificación de ficheros y Versioning para las versiones en diferentes idiomas. “Todo esto ha comportado una optimización de los recursos humanos dedicados a la preimpresión”, comenta Mayo.

De izquierda a derecha Francisco Mayo y José Carlos Romanos

Comunicación con clientes

“La gestión de color con Kodak Colorflow nos ha facilitado el arranque de las máquinas y contar con una mayor disponibilidad de los equipos al estandarizar el color, lo que ha supuesto un aumento de la productividad. Con Kodak InSite Prepress Portal proporcionamos acceso web seguro a los clientes que pueden cargar archivos y crear nuevos trabajos para su procesamiento automático. También realizar el seguimiento remoto del progreso del trabajo desde cualquier ordenador conectado a Internet y realizar pruebas en pantalla, así como aprobación página a página, anotaciones y solicitudes de cambio”, dice Francisco Mayo.

Mayo continúa: “Esto era algo fundamental para nosotros, al tener un volumen tan alto de clientes y muchos de ellos extranjeros. De este modo, el sistema se encarga de las comunicaciones con los clientes en su propio idioma. Así, si hay algún error en el pdf es el sistema quien avisa al cliente, permite incluso una reunión con varios interlocutores a la vez para aprobar el documento, o el cliente puede trabajar directamente dentro del sistema, y todo esto nos ahorra mucho tiempo”.

El Director de Sistemas de Einsa Print precisa: “Estamos incentivando la comunicación automática con los clientes sin dejar de atenderlos personalmente. Cuando el cliente copia un fichero no necesitamos enviarnos correos porque lo hace el sistema y así ganamos todos. Actualmente hay tareas totalmente automatizadas como la creación de un trabajo, los grupos de página y el archivado, y otras que vamos haciendo poco a poco. Por ejemplo, las imposiciones, que son muy complejas por la gran variedad de máquinas, papeles y formatos que utilizamos. Ahora, si ya hemos hecho anteriormente una imposición de ese trabajo el sistema la busca y la importa”.

Automatización continua

Según Mayo” Prinergy proporciona la capacidad de automatización, mediante RBA (Reglas automáticas). Este proceso de automatización es una tarea que nunca se acaba y nosotros tenemos previsto automatizar muchos más pasos, pero es algo que hay que ir haciendo poco a poco. Otro proceso que estamos automatizando es la parte de color y esto nos ha hecho ver que teníamos que cambiar nuestro ERP porque allí no venía el perfil de papel que se puede utilizar posteriormente. Así que ya hemos cargado todos los perfiles en el ERP y de esta forma avanzamos pasos”.

José Carlos Romanos, Sales Manager Enterprise Systems & KAM Publishing | Print Systems Division Kodak, S.A., precisa que “es importante resaltar que Einsa Print ya contaba con un ERP propio, pero no automatizado, y que con un simple archivo XML se pueden hacer todas estas cosas. Eso quiere decir que no hay que hacer una reinversión extra. Igualmente, también se pudieron aprovechar los servidores virtualizados con los que ya trabajaban”.

Para Romanos también es importante destacar que “Prinergy se basa en una base de datos de Oracle, lo que hace que todos los procesos que se realizan quedan reflejados en la base de datos. Esta información resulta de gran ayuda en el caso de que hubiera algún tipo de conflicto ya que supone un histórico de todo el proceso. Además, permite enviarle al cliente un informe con todo lo que se ha hecho con su trabajo”. Mayo corrobora la importancia de este punto. “Simplemente tenemos que parametrizar previamente las preferencias del cliente y el sistema se encarga automáticamente de que se realicen todas las comunicaciones y se envíen todos los informes que se han especificado”.

Otro de los objetivos de esta instalación era la comunicación entre los departamentos de oficina técnica y preimpresión. “Buscábamos que cuando se hiciera una orden de trabajo la imposición se hiciera ya en el ERP, y no tener que hacerla en la preimpresión. De este modo, agilizamos tiempos ya que es un paso menos del proceso. En algunos casos el trabajo de preimpresión ya es una simple supervisión de que todo se hizo, pero no hay un trabajo manual en este proceso. Solo una supervisión. Que era lo que se buscaba”, dice Mayo.

Implementación y formación

La elección de Kodak Prinergy para Mayo vino dada por varios factores. “En primer lugar, por la confianza que nos inspiraba una empresa con la que llevamos años trabajando, y, sobre todo, porque Kodak Prinergy es un sistema consolidado en el tiempo que utilizan las principales imprentas del mundo que nos solventaba el problema de la automatización. Un año después esta inversión ya está amortizada. Así que solo nos queda seguirle sacando todo el partido posible, y estamos descubriendo que es mucho más de lo que pensábamos. Por ejemplo, con la cuestión de las versiones. Es algo que teníamos claro que necesitábamos, pero no valorábamos la potencia de la herramienta que tenemos ahora, y no solo en cuestión de idiomas, si no también para la publicación segmentada de la publicidad”.

La implementación de la automatización ha requerido tiempo y esfuerzo, según explica el Director de Sistemas de Einsa Print. “Hubo un cambio de mentalidad. Automatizar genera que te tienes que acostumbrar que las cosas suceden solas. Si lo vas haciendo en pasos pequeños y controlados te vas acostumbrando y no pasa nada, pero requiere esfuerzo por parte de todos los implicados. Hay que tener claro que es una herramienta nueva que va a generar beneficios para todo el mundo, pero para ello hay que aprender a manejarla y requiere su tiempo de formación e implementación. Aquí se hizo en varias fases partiendo de una formación básica y complementando después con la formación por parte de los especialistas de cada módulo”.

“Y podemos asegurar que ha funcionado”, dice Mayo. “Nosotros tenemos identificados varios trabajos durante el año que sabemos que eran complicados y que gracias a la automatización han sido más llevaderos. De hecho, fueron este tipo de trabajos los que nos llevaron a tomar la decisión de automatizar y este año nos han confirmado que no nos hemos equivocado. Si no lo hubiéramos hecho no tendríamos el retorno que tenemos ni llegaríamos a cubrir las necesidades de procesado de páginas que tenemos. Así que eso nos forzó a no fallar y ahora ya podemos decir que tenemos otra visión. Es decir, que ya vamos buscando identificar aquellas tareas que se pueden automatizar y vemos claras las que no. Lo bueno es automatizar lo que es repetitivo, constante y seguro para tener tiempo para otras cosas”.

Romanos asegura que el modo en el que Einsa Print ha llevado a cabo la automatización ha sido ejemplar. “Como proveedor entendemos que tomar decisiones de este tipo no son fáciles y más cuando se trata de un intangible como el software, pero a veces el problema va más allá, cuando ya se ha hecho la compra, pero no se destinan los recursos para la implementación. Eso es un problema porque lo que no se haga en un tiempo determinado ya no se va a recuperar. En el caso de Einsa Print han puesto de su parte desde el primer momento. Hicieron el ejercicio de determinar en qué áreas era imprescindible automatizar, y eso hizo que todo el proceso haya sido mucho más sencillo. El cliente es quien mejor sabe cómo organizar su producción y nosotros nos adaptamos a sus necesidades”.

Conclusión

Mayo concluye: “Estamos satisfechos con esta inversión porque la automatización nos ha permitido evitar errores, aumentar productividad, mejorar nuestra relación con nuestros clientes y seguir mejorando en áreas que en un principio ni nos habíamos planteado. Esto es muy importante para seguir manteniendo nuestra estricta política de integración de procesos que nos permite mantener los estándares de calidad y producción. Esto no sería posible sin el soporte de Kodak que siempre están disponibles a través del servicio remoto o con sus técnicos”.

Einsa Print ofrece soluciones de preimpresión, impresión, y encuadernación para el sector editorial y la gran distribución. Especializada en la producción de grandes volúmenes de catálogos, directorios, revistas y folletos, cuenta con clientes en más de 22 países en Europa, África, Oriente Medio y Sudamérica. Con 30 años de experiencia a sus espaldas supone un referente en la industria gráfica nacional e internacional.