The Mail Company, empresa española especializada en consultoría y soluciones de transformación digital y logística documental, proporciona mediante su Hub de Gestión de Comunicaciones Corporativas el soporte logístico documental ideal para las organizaciones que implantan el teletrabajo. La crisis sanitaria producida por el COVID-19 ha acelerado la implantación del teletrabajo en muchas organizaciones, que han visto en esta opción la única posibilidad para mantener activo su negocio.

Los flujos de documentación física continúan llegando a las oficinas (ahora cerradas), y si los destinatarios no reciben a tiempo la información que contienen dichos documentos, afectará de forma considerable a la actividad empresarial. Si tenemos en cuenta que parte de estas empresas no disponen de la infraestructura tecnológica necesaria, la búsqueda de soluciones debe ser algo prioritario para cualquier organización.

“En este nuevo escenario va a ser absolutamente necesaria una nueva fórmula para la gestión de los flujos de documentación física”, asegura Luis del Barrio, Director de Negocio de The Mail Company, quien expone que “ni a nivel de costes ni de agilidad en la toma de decisiones, y por tanto de eficiencia, será viable tener un sobre con documentación en la oficina esperando a que su destinatario vaya a recogerlo, o enviárselo a su domicilio, donde desarrolla su actividad”.

Estamos, por tanto, a las puertas de una gran transformación de la logística documental de las organizaciones, que solo podrá ser digital. “Esto es algo para lo que The Mail Company ha venido trabajando desde hace algunos años, y no sólo a solo hablamos de nuestra pionera solución de Cartería Digital, de la que ya se benefician muchos de nuestros clientes, también de una solución integral como es el Hub de Gestión de Comunicaciones Corporativas”, afirma del Barrio.

El Hub de Gestión de Comunicaciones Corporativas de The Mail Company gestiona y armoniza toda la información recibida o enviada por una organización, independientemente de quién sea el emisor o el destinatario, del soporte en que está contenida (papel o digital), y del canal físico (mensajería, correo, distribución interna, e-commerce), o digital (notificaciones electrónicas, comunicaciones certificadas online, etc.).

Las capacidades del Hub de The Mail Company permiten homogeneizar y racionalizar el formato de todas las comunicaciones de entrada y salida, convirtiendo la documentación física en digital, y distribuirlas electrónicamente a través de un entorno seguro de carpetas digitales (personales o departamentales) desde donde sus destinatarios pueden acceder a ellas de forma remota y en cualquier momento.

Además, proporciona un entorno colaborativo para compartir documentación y comunicarse de manera fácil y efectiva tanto con usuarios internos como externos, mediante servicios de mensajería instantánea, chats para equipos en tiempo real, almacenamiento ilimitado en la nube, videollamadas, screensharing y broadcast (tanto 1 a 1 como en grupo).

El Hub de Gestión de Comunicaciones Corporativas de The Mail Company es modular y escalable, de modo que la organización puede implementar la solución atendiendo a sus prioridades. El hub proporciona accesibilidad permanente y remota a la información, mejora la seguridad ya que aporta plena trazabilidad en el acceso a la información y faculta una mayor agilidad de los procesos, con aumento de la eficiencia, más agilidad en la toma de decisiones y, por tanto, mayor productividad y competitividad.

La productividad también se ve mejorada por el hecho de que por primera vez queda desvinculada de la localización física del empleado. Por otra parte, fomenta el trabajo colaborativo y la conciliación familiar. En el capítulo de costes, el hub de The Mail Company optimiza los gastos de gestión de los documentos en formato físico: libera espacio dedicado al archivo en las oficinas, uso de valijas y/o correo interno, así como reexpediciones, copias y reimpresiones. Puesto que las organizaciones que lo implanten prácticamente habrán eliminado el papel de su actividad, este conjunto de soluciones contribuye además a la sostenibilidad medioambiental.