Canon Europa ha puesto de manifiesto que la gran mayoría de las empresas europeas siguen sin estar preparadas para afrontar los retos de seguridad de la información que supone el trabajo híbrido y a distancia.

El estudio realizado a más de 1.200 responsables de IT (ITDM) en el Reino Unido, Francia, España, Italia, Alemania, Suecia y los Países Bajos y bajo el nombre de estudio Instantánea híbrida: impacto en los empleados y en la experiencia de TI, concluye que las actualizaciones remotas, el comportamiento de los empleados y los datos que se manejan fuera de las instalaciones son las principales áreas de preocupación para las empresas en el nuevo contexto laboral, y que muchas carecen de las soluciones necesarias para gestionar estas cuestiones.

A tenor de los resultados, todo hace pensar que a las empresas no les resulta fácil aplicar funciones de protección preventiva de los datos en los sistemas de trabajo híbrido y remoto. Algunos de los retos que tienen por delante organizaciones españolas y europeas se relacionan con la preocupación de que los empleados no sigan los procedimientos de seguridad cuando están fuera de las instalaciones (85%) o la dificultad para garantizar que los trabajadores remotos reciben los parches y actualizaciones de TI adecuados para mantener la seguridad (81%). Cifras algo superiores a las europeas que se encuentran en un 77% y un 79% respectivamente.

Seguridad de documentos impresos

La protección de los documentos confidenciales que imprimen y manejan los empleados en casa es otro de los aspectos más conflictivos, ya que tres cuartas partes (75 %) de los ITDM en Europa tienen dificultades para configurar los ajustes adecuados en las impresoras y en los escáneres remotos. Asimismo, el 73 % de los responsables europeos se muestra preocupado por la incapacidad de los trabajadores cuando se trata de eliminar de forma segura los datos impresos desde estos equipos.

A nivel local, en España el 89% de los ITDMs están de acuerdo en que la funcionalidad de seguridad estándar integrada sería atractiva, así como las funciones de seguridad avanzadas adicionales (87%) y las soluciones que añaden valor a la inversión como las comprobaciones de seguridad o los servicios de eliminación de datos (89%).

Ante estas deficiencias de seguridad, cerca de ocho de cada diez empresas de España (77 %), cifra muy similar a la media europea, experimenta serias dificultades para mantenerse al día con el cumplimiento del GDPR y un tercio de los ITDM en España ha tenido algún problema de cumplimiento del GDPR en el pasado o ha sido objeto de auditorías de seguridad de la información. En este sentido, las empresas españolas están algo mejor posicionadas en este punto, ya que la cifra europea se sitúa en el 46 %.

Esto puede deberse a que, hoy en día, solamente 1 de cada 4 de las empresas (26%) del país es capaz de seguir el ciclo de vida completo de un documento, desde que se accede a él hasta que se comparte, imprime, archiva y elimina, contribuyendo a aumentar la vulnerabilidad de los datos frente a posibles infiltraciones y ataques. De nuevo cifra algo mejor que la media Europa que se sitúa en el 18%.

Automatización de procesos

Al igual que en el resto de Europa, muchas organizaciones españolas carecen de las herramientas de automatización necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa. Mientras que el 67% de los ITDM afirman que su organización dispone de derechos de acceso automáticos, porcentaje superior al de Suecia (45%), esta cifra desciende en el caso de los plazos de almacenamiento aplicados automáticamente (48%) y la indexación automática (43%).

«La pandemia obligó a muchas empresas a adoptar servicios en la nube para poder seguir funcionando con eficacia. Sin embargo, muchas organizaciones implementaron soluciones de trabajo a distancia sin tener en cuenta la ciberseguridad incorporada y ahora están tratando de adaptar estos controles básicos», explica el experto en ciberseguridad y protección de datos Brian Honan, CEO de BH Consulting. «Hasta ahora, una gran parte de los esfuerzos se ha centrado en garantizar la seguridad de los datos cuando se almacenan en su forma digital, pero esto deja sin protección a los documentos impresos de la empresa. Las organizaciones deben comprender mejor cómo se utilizan y cómo se transfieren los datos corporativos, para poder aplicar y adaptar los controles necesarios y protegerlos en todas sus formas».

Tim Rawlins, Senior Adviser and Director Security de NCC Group, afirma: «El paso al trabajo híbrido supuso un cambio rápido y ha creado una especie de deuda con la seguridad. Se tomaron atajos en materia de seguridad para ayudar a las empresas en un momento de crisis, y ahora hay que devolver esa deuda para que sigan siendo resilientes. Esto requiere que las organizaciones cambien su mentalidad, adopten nuevos enfoques e implementen nuevas tecnologías. Con la combinación adecuada de personas, procesos y soluciones, todas las empresas pueden estar seguras y cumplir con las normas en el mundo del trabajo híbrido».

Quentyn Taylor, Product & Information Security and Global Incident Response Senior Director de Canon EMEA, añade: «Los retos de seguridad que plantea el trabajo híbrido cambian constantemente, y las empresas deben evolucionar con ellos. En el futuro, los responsables de la toma de decisiones de TI necesitarán más ayuda para salvaguardar la información en los procesos de escaneado e impresión. El objetivo es proteger los documentos sensibles que se manejan fuera de las instalaciones y asegurar cada elemento en los nuevos entornos de trabajo de hoy en día». Informe completo aquí. Trabajo híbrido: el futuro del trabajo - Canon Spain

El 46% de los empleados españoles tiene problemas de acceso cuando trabaja fuera de la oficina

Canon Europa ha puesto de manifiesto que existe una discordancia entre las experiencias tecnológicas de los responsables de IT y las de los usuarios finales en lo que respecta al trabajo híbrido, así lo revela su último estudio Instantánea híbrida: impacto en los empleados y en la experiencia de TI. En Europa, el 78% de los responsables de IT creen que su empresa proporciona la tecnología adecuada para permitir que las personas trabajen desde casa. No obstante, por el contrario, 1 de cada 5 empleados europeos afirma necesitar recurrir a su propio equipo para trabajar.

Además, este estudio pone de manifiesto que los españoles han sido los trabajadores europeos que más afectados se han visto por la irrupción de la pandemia. Según revela la investigación, la mitad de las empresas españolas (50%) han sufrido económicamente como consecuencia de la pandemia, por encima de la media europea (40%). La mayoría de las empresas (76%) tiene previsto financiar un aumento del gasto en IT, más que sus homólogas europeas en el Reino Unido (67%) y Francia (64%). Es probable que este aumento previsto del gasto responda a la elevada demanda, ya que los empleados españoles son los más propensos de Europa a que la pandemia afecte a su forma de trabajar (82%).

A pesar de unos años difíciles, las empresas del sector están decididas a digitalizarse y a buscar las soluciones adecuadas para hacer frente a lo que parece ser un cambio permanente en la forma de trabajar en todo el país.

Problema de conexión y acceso a documentos

En el caso de los empleados, los principales problemas del trabajo híbrido están asociados a los procesos empresariales. En España, un 46 % sigue teniendo problemas de acceso cuando trabaja fuera de la oficina, cifra similar a la europea (41%), especialmente cuando se trata de acceder a archivos (19%). Tanto es así, que dicen tener que ir a la oficina simplemente para imprimir (19%), recoger (17%) o firmar documentos (19%).

Es relevante la problemática del acceso a los documentos en el caso de España, ya que, según revela el estudio de Canon, los empleados en el país no pueden acceder a los documentos físicos que necesitan (31%), cifra superior a la de países europeos como Países Bajos (20%) e Italia (17%).

Además, los empleados españoles tienen problemas con los tiempos de respuesta de sus equipos de IT. El 30% afirma que los retrasos en la resolución de problemas técnicos son prácticamente un problema cuando se trabaja desde casa, un porcentaje ligeramente superior a la media europea, que es del 19%.

Nuevos retos del trabajo híbrido

Los equipos en la nueva modalidad de trabajo híbrido también han traído nuevos retos a las empresas. En este sentido, el 27% de los empleados españoles afirma tener que comprar o utilizar su propia impresora o escáner personal para trabajar eficazmente desde casa. Esta cifra es superior a la de Francia (20%), Italia (19%) y el resto de Europa (21%).

Además, el 40% de los responsables de IT españoles afirman tener dificultades para conectar impresoras o escáneres externos a la red corporativa, notablemente más que la media europea del 24%.

Marc Bory, Workspace Planning, Marketing and Innovation Senior Director de Canon Europa, comenta: «Los empleados continúan teniendo problemas con los flujos de trabajo diarios basados en los documentos cuando están fuera de la oficina. Nuestro estudio sugiere que, aunque las empresas puedan aportar lo básico, están lejos de ofrecer una infraestructura tecnológica capaz de funcionar sin problemas en entornos de trabajo híbridos.

«Como resultado», prosigue Marc Bory, «existe un interés renovado por las tecnologías que funcionan conjuntamente de un modo perfecto y que pueden dar respuesta a los desafíos de la gestión de documentos del usuario final, independientemente del lugar donde se trabaje. Por eso ofrecemos un ecosistema tecnológico completo que tiene como objetivo integrar los espacios de trabajo híbridos y optimizar los flujos de trabajo documentales, garantizando que nuestra cartera y los servicios relacionados estén preparados para satisfacer las demandas cambiantes de esta clase de entornos». Informe completo Trabajo híbrido: el futuro del trabajo - Canon Spain